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Aprende a ordenar datos en Excel con base en una o varias columnas.
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Ordenar
Aprende a ordenar datos en Excel con base en una o varias columnas.
¿Cuándo usar?
Cuando deseamos leer nuestros datos de diferentes maneras, aplicando ordenamientos por columna o por niveles de columnas.
Instrucciones
Antes de ordenar
- Se recomienda que nuestros datos tengan una estructura adecuada, en formato tabular.
- No debe haber filas en blanco y de preferencia tampoco celdas sin valores.
- También es recomendable que nuestros datos tengan encabezados, aunque no es obligatorio.
Ordenar por una columna
- Elige una sola celda de la columna que deseas ordenar.
- Ve a la pestaña Datos > Ordenar y filtrar.
- Puedes ordenar de A a la Z o de Z a la A.
Ordenar con base en varias columnas
- Elige una celda cualquiera de tus datos o incluso un rango completo.
- Ve a la pestaña Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
- Elige la columna por la que deseas ordenar y el orden que más te parezca.
- Opcionalmente presiona el botón Agregar para ordenar también por una segunda columna.
- Puedes agregar tantos niveles como columnas haya en tus datos.
- También puedes eliminar niveles o incluso cambiar el orden de las columnas.
- 00:00 [MÚSICA] Veamos en este video cómo ordenar datos en Excel.
- 00:08 Aquí contamos con un rango que va de la celda A5 a la celda D13.
- 00:13 Si te fijas es un formato esperado, es decir que tiene la estructura
- 00:18 correcta para que podemos ordenar valores, de manera adecuada.
- 00:22 ¿Y a qué me refiero con esto?
- 00:24 Que este rango cuenta con una fila de encabezados.
- 00:28 Si bien no es obligatoria, se solicita para que sepamos
- 00:32 exactamente que vamos a ordenar y también un tema importante es,
- 00:37 que nuestra información no tenga filas en blanco.
- 00:41 Y de preferencia que no tenga celdas tampoco en blanco.
- 00:46 Y otro punto importante a considerar es que los valores que haya en una columna,
- 00:52 coincidan todos en el tipo.
- 00:54 Es decir que todos sean texto o todos sean número o todos sean porcentaje.
- 01:00 Aquí en la columna A vemos texto, aquí tenemos decimales,
- 01:06 números y números enteros.
- 01:08 Si bien tampoco es obligatorio que los datos coincidan,
- 01:11 si se sugiere para tener un orden en nuestra información.
- 01:15 Veamos entonces, ¿cómo ordenar?
- 01:17 Vamos a ordenar inicialmente la columna comisión,
- 01:21 vamos a irnos a la ficha datos y vamos a presionar este botón,
- 01:25 de ordenar de A a la Z o de orden ascendente, doy click y fíjate
- 01:30 bien cómo comienza con los valores inferiores y después los superiores.
- 01:36 Vamos a hacer el proceso contrario.
- 01:37 Nos vamos air otra vez a datos, ordenar de Z a A,
- 01:42 es decir orden descendente y fíjate cómo comenzamos con 0,3 y luego 0,1.
- 01:48 Hago lo mismo con ventas.
- 01:51 Vamos a ordenar de orden ascendente,
- 01:55 tenemos aquí los valores menores y después los superiores.
- 02:00 Vámonos con un valor de texto o una columna que contiene texto.
- 02:05 Elegimos orden descendente y fíjate bien que el orden es de Z a la A.
- 02:11 Si elegimos ventas esperadas y damos click derecho, igual tenemos la opción aquí
- 02:16 de ordenar de A a la Z y de Z a la A.
- 02:21 Doy click de A a la Z y se ordena en orden ascendente.
- 02:25 Si quieres ordenar de manera adecuada, hay dos maneras.
- 02:28 Eligiendo cómo ya vistes una sola celda,
- 02:32 puede ser una celda del encabezado o una celda de los datos.
- 02:37 Otra es eligiendo el rango completo.
- 02:39 Lo que si te recomiendo es que no elijas dos celdas
- 02:43 a menos que las quieras ordenar únicamente esas.
- 02:46 Ahora nos vamos a la ficha datos ordenar.
- 02:51 Aquí haremos un ordenamiento pero por niveles.
- 02:54 Contamos con 4 columnas en este rango.
- 02:57 Por ejemplo voy a elegir ordenar por comisión.
- 03:03 Valor de la celda, le decimos de menor a mayor.
- 03:06 Pero también queremos un segundo nivel, vamos a elegir agregar nivel.
- 03:12 Luego por ventas y aquí elegimos en orden De mayor a menor.
- 03:17 ¿Qué significa?
- 03:19 Que primero va a ordenar por comisión y después por cada
- 03:24 bloque que en comisión haya valores similares o idénticos.
- 03:29 Se va a ordenar ahora por el dato de ventas.
- 03:32 Vamos a comprobar, aceptar.
- 03:35 Vemos este bloque por ejemplo, de 0,1 y vemos las ventas de mayor a menor.
- 03:41 Aquí también.
- 03:43 El 0,2 ventas de mayor a menor.
- 03:46 0,3 ventas de mayor a menor.
- 03:49 Hagamos lo siguiente.
- 03:51 Datos, ordenar.
- 03:52 Ahora elegir este nivel y voy a subirlo en este botón.
- 03:59 Aquí vamos a ordenar primero por ventas y luego por comisión, pero aquí hay
- 04:05 que ver algo, las ventas si te fijas, no hay un valor único, todos son diferentes.
- 04:12 Entonces si damos click en aceptar, vemos que si bien sí se ordena, pero la
- 04:19 comisión está desordenada, porque aquí no hay ningún valor que se pueda repetir.
- 04:25 Vamos ahora otra vez a Datos, Ordenar,
- 04:28 regresemos el orden, elegimos ordenar por ventas,
- 04:33 ahora lo vamos a bajar, el nivel de ventas lo vamos a eliminar.
- 04:39 Doy click en agregar nivel y vamos a ordenar luego por productos.
- 04:45 En ordenar según, aquí podemos ordenar por el valor de la celda,
- 04:50 ya sea de texto o de número, podemos por color de la fuente,
- 04:55 por color de la celda o o por ícono de formato condicional y en orden
- 05:01 de A a la Z orden ascendente, Z a la A, descendente o una lista personalizada.
- 05:08 Vamos a dejarlo aquí de la A a la Z en productos.
- 05:11 Comisión se va a quedar igual de menor a mayor, aceptar.
- 05:15 Ahora fíjate bien, tenemos el bloque de 0,1 y el producto está de la A a la Z.
- 05:23 Igual aquí el 0,2 de la A a la Z y el 0,3 también de la A a la Z.
- 05:28 [MÚSICA]
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