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Grabadora de macros
Aprende a grabar macros básicas para automatizar tus tareas, en lugar de hacerlas de manera manual.
¿Cuándo usar?
Las macros en Excel son una herramienta muy útil cuando se desea automatizar tareas repetitivas y aprovechar mejor el tiempo. La grabadora genera un código de programación VBA, el cual es usado para desarrollar macros más complejas para diferentes propósitos.
Instrucciones
Mostrar la pestaña Programador
- Nos vamos a la pestaña Inicio > Opciones.
- Dentro de Personalizar lista de opciones, en la parte derecha marcamos la opción Programador.
Antes de grabar
- Toma en cuenta que todo lo que hagas se grabará, por lo que se recomienda probar el proceso antes de grabar una macro.
- Recomiendo siempre tener una copia de tu archivo mientras haces pruebas de grabación de macros.
- Es posible modificar la macro para que realice acciones diferentes, pero esto implica aprender el lenguaje de programación VBA.
- El archivo de Excel que contenga macros debe ser guardado con el tipo Libro de Excel habilitado para macros.
Grabar macro para formatear un reporte diario
- Nos vamos a la pestaña Programador > Grabar macro.
- Ingresa el nombre FormatearReporte. No se aceptan espacios ni acentos.
- Asigna una letra en mayúscula para que se ejecute la macro cada vez que presiones la combinación de teclas Control + Shift + Letra.
- Elige dónde deseas que se guarde la macro. Comienza a grabar.
- Elige las filas 5 y 6. Presiona clic derecho y elige Eliminar.
- Selecciona las columnas B, D y F, de manera simultánea usando la tecla Control.
- Ve a la pestaña Programador > Detener grabación.
Ejecutar la macro
- Copia el reporte de la hoja Ejemplo (2) y pégalo en la primera hoja.
- Opcionalmente inserta un botón de la pestaña Programador > Insertar > Botón y asígnale la macro recién creada.
- Para ejecutar la macro sin botón ve a la ficha Programador > Macros.
- 00:00 [MÚSICA] Veamos
- 00:05 en este video la manera en la que podremos automatizar tareas en Excel.
- 00:10 Y esto va a ser utilizando la grabadora de macros.
- 00:14 Es importante entender que una macro es una secuencia de pasos
- 00:19 que se pueden repetir cuantas veces queramos.
- 00:22 Vamos a aprender en este video cómo grabar una macro
- 00:27 y así puedas automatizar labores para que aproveches mejor tu tiempo.
- 00:32 Aquí en pantalla vemos un reporte que está en estas celdas.
- 00:37 Un reporte como este llega de manera diaria, lo que se requiere es eliminar
- 00:43 estas dos filas y eliminar las columnas que están vacías.
- 00:49 El dejar este reporte listo de manera tabular se hace de manera diaria.
- 00:53 ¿No te gustaría tener una manera en la que puedes automatizar esta tarea?
- 01:00 Veamos cómo.
- 01:01 Y para utilizar la grabadora de macros,
- 01:04 inicialmente debemos contar con la pestaña programador.
- 01:06 ¿Y cómo la activamos?
- 01:08 Nos vamos a la ficha Archivo, Opciones,
- 01:13 Personalizar cinta de opciones y vamos a marcar la opción de programador.
- 01:19 Aceptar y se activa esta nueva pestaña.
- 01:23 Aquí está la opción de macros,
- 01:25 si es que tienes macros guardados y utilizaremos la opción de grabar macro.
- 01:31 En este formulario se pide un nombre de la macro.
- 01:34 Como nombre de la macro, le vamos a poner formatear reporte.
- 01:40 Y aquí nos pide una tecla de método abreviado.
- 01:43 Esto es, si tú quieres ejecutar la macro con una combinación de teclas,
- 01:48 entonces aquí te recomiendo que pongas una letra.
- 01:51 Pero, por ejemplo, no te recomiendo que pongas, por ejemplo,
- 01:54 la letra P, porque Control P es para imprimir.
- 01:59 Si tú utilizas aquí una combinación de teclas
- 02:02 que you exista actualmente en Excel, lo que se va a hacer es sobreescribirla.
- 02:08 Mi recomendación es que utilicemos la combinación Control Máyus
- 02:13 o Control Shift y una letra, y así evitamos que se sobreescriba
- 02:18 una combinación que actualmente existe en Excel.
- 02:21 Ahora, Guardar macro en.
- 02:24 Aquí tenemos tres opciones, libro de macros personal,
- 02:28 si es que tú deseas que la macro esté disponible
- 02:31 para cualquier archivo que se abra; libro nuevo o es te libro.
- 02:36 Vamos a dejar en este libro.
- 02:38 Doy clic en aceptar y a partir de este momento,
- 02:42 cualquier acción que tú hagas, se va a guardar en la macro.
- 02:47 Entonces, aquí si te fijas, yo tengo la hoja ejemplo y la hoja ejemplo 2.
- 02:53 Como vamos a formatear este reporte, yo hice previamente una copia.
- 02:59 Si te fijas acá ahora en la ficha Programador, dice Detener grabación,
- 03:04 porque la macro you está haciendo el trabajo, you está grabando acciones.
- 03:10 Pero como aún no hacemos nada, aún no se graba nada.
- 03:13 En la parte inferior también vemos este botón para detener grabación.
- 03:19 Veamos entonces cómo formateamos este reporte.
- 03:22 Voy a elegir estas celdas.
- 03:24 Clic derecho, eliminar.
- 03:28 Aquí elijo la columna B, la columna D y la columna F.
- 03:33 Clic derecho, Eliminar.
- 03:37 Y listo.
- 03:38 Aquí mi reporte you está formateado y you se grabaron los pasos en una macro.
- 03:44 Doy clic en Detener grabación y ahora nos vamos a macros.
- 03:50 La macro aquí está, formatear reporte.
- 03:53 Si nos vamos a opciones, aquí vemos la combinación de teclas.
- 03:58 Cierro.
- 03:59 Cierro esta ventana y aquí tengo el ejemplo que te comenté.
- 04:04 Voy a copiar esta información acá y listo.
- 04:10 Voy a correr otra vez la macro.
- 04:12 Me voy a macros, formatear reporte,
- 04:16 ejecutar y se corre de nuevo la macro.
- 04:21 Vamos a hacer otra prueba.
- 04:23 Copio otra vez la misma información, la pego aquí
- 04:27 y hagamos esto mismo pero ejecutando la macro desde un botón.
- 04:32 En la ficha Programador me voy a Insertar, Controles de formulario y elijo un botón.
- 04:40 Dibujo aquí el botón y automáticamente me pide que le asigne una macro a ese botón.
- 04:48 Le asigno formatear reporte, aceptar.
- 04:52 Doy clic derecho, le digo editar texto y le vamos a poner aquí Reporte.
- 05:01 Salgo del botón y cada vez que yo presione ese botón, la macro se va a ejecutar.
- 05:07 Doy clic en el botón y fíjate cómo se ejecuta la macro.
- 05:12 Aquí es importante considerar que si la macro la vuelvo a ejecutar
- 05:16 va a hacer los mismos pasos.
- 05:18 Por lo tanto, te recomiendo que si vas a grabar macros,
- 05:22 analices bien qué pasos vas a realizar
- 05:25 para que en la próxima ejecución se haga sobre los datos correctos.
- 05:29 [MÚSICA]
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