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Power Query es la mejor herramienta para consolidar tus datos y que éstos queden contiguos, sin celdas en blanco y datos que no necesites. Ideal para Tablas, Tablas dinámicas y Gráficos.

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Datos contiguos

Power Query es la mejor herramienta para consolidar tus datos y que estos queden contiguos, sin celdas en blanco y datos que no necesites. Ideal para Tablas, Tablas dinámicas y Gráficos.

¿Cuándo usar?

Algunos sistemas exportan datos a Excel y estos no siempre tienen una estructura correcta. Aquí es donde entra Power Query y su poder de transformación.

Instrucciones

Definición de datos contiguos

  • Un rango que no tiene filas ni columnas en blanco.
  • Tiene encabezados bien definidos.
  • Tiene datos consistentes en cada columna.
  • Las celdas en blanco pueden aceptarse, pero no las filas completas sin datos.

Importando los datos a Power Query

  • Seleccionamos nuestro rango completo.
  • Nos vamos a la pestaña Datos > Desde hoja.
  • Convertimos el rango a Tabla para que Power Query pueda trabajar con los datos.

Aplicar transformaciones para dejar datos contiguos

  • Eliminamos columnas vacías.
  • Eliminamos filas inválidas, descartando los valores nulos en un filtro.
  • Convertimos la primera fila a encabezados en la pestaña Inicio > Usar la primera fila como encabezado.
  • Cambiamos el nombre a las columnas dando doble clic en cada encabezado.
  • Rellenamos datos dando clic derecho en una columna, elegimos Rellenar > Abajo.
  • Definimos los tipos de datos eligiendo el ícono de cada encabezado y eligiendo el tipo correcto.
  • Convertimos columna a solo fecha. Nos vamos a la pestaña Transformar > Fecha > Solo fecha.

Cargar los datos a Excel

  • Nos vamos a la pestaña Inicio > Cerrar y cargar en...
  • Para actualizar los datos nos vamos a la pestaña Datos > Actualizar todo.

Tips

  • Para elegir columnas no contiguas usamos la tecla Control.
  • Para elegir columnas contiguas usamos la techa Shift.
  • Para regresarnos un paso en Power Query, nos vamos a la sección Pasos aplicados.
  • Si creas una Tabla dinámica con base en Tabla resultante de Power Query, recuerda presionar dos veces Datos > Actualizar todo.
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  • 00:00 [MÚSICA] Existen
  • 00:05 muchos sistemas que cuando exportamos la información Excel nos la
  • 00:09 arroja en el formato que vemos a continuación, con columnas vacías,
  • 00:15 con filas vacías y con información en donde los datos no están contiguos,
  • 00:20 es decir, que no tenemos una estructura válida de filas y columnas.
  • 00:26 Afortunadamente, contamos con Power Query en Excel, que nos va ayudar a transformar
  • 00:31 esta información en un formato correcto para su posterior análisis.
  • 00:36 Veamos entonces cómo trabajar en este rango de datos.
  • 00:40 Inicialmente voy a elegir el rango, y vamos a pasarlo a Power Query.
  • 00:46 Voy a elegir hasta la última fila, porque este reporte,
  • 00:50 así como se extrajo de esa fecha, el día de mañana se va a extraer de otra fecha,
  • 00:56 la estructura va ser la misma y lo que yo quisiera es, simplemente, copiar y pegar
  • 01:01 aquí a este rango, ejecutar Power Query y, de nuevo, transformar la información.
  • 01:08 Como you he visto, es la ventaja de Power Query, que podemos repetir los pasos.
  • 01:13 Una vez elegido este rango nos vamos a la ficha Datos y doy clic en Desde Hoja.
  • 01:20 Vemos que se intenta convertir esta información a tabla.
  • 01:24 Entonces, vamos a convertirla sin tomar en cuenta los encabezados.
  • 01:29 Doy clic en a Aceptar, y se va abrir el editor de Power Query.
  • 01:34 Identifiquemos los datos y veamos qué transformaciones podemos hacer.
  • 01:39 Aquí si se fijan en la columna Grupo, que se llama Columna 1, pero aquí el valor
  • 01:45 debe ser Grupo, tenemos aquí el grupo de Ventas y acá tenemos valores nulos,
  • 01:52 y acá también tenemos valores nulos, pero en Marketing y en Operaciones también.
  • 01:58 Aquí lo que haremos es que los valores nulos tengan
  • 02:02 el valor que se encuentra hacia arriba, igual aquí, que tengan este valor.
  • 02:08 Doy clic derecho sobre la Columna 1, doy clic en Rellenar y elijo Abajo.
  • 02:14 Ahí se rellenaron los valores nulos con el valor que está arriba.
  • 02:19 Aquí en la fila 1 vemos que tenemos los encabezados, Grupo,
  • 02:24 Dirección, Hora inicialización.
  • 02:27 En la ficha Inicio doy clic en Usar la primera fila como encabezado,
  • 02:32 y los valores de esa primera fila se convierten a encabezados.
  • 02:36 Ahora también veamos que tenemos columnas con valores nulos.
  • 02:40 Por ejemplo, Columna 2.
  • 02:43 Lo que voy hacer es eliminar esas columnas.
  • 02:46 Elijo la Columna 2, con la tecla control elijo la Columna 5,
  • 02:50 me muevo hacia la derecha, con control otra vez,
  • 02:56 Columna 8, Columna 9, clic derecho, Quitar columnas.
  • 03:02 Ahora, vemos que aquí tenemos valores nulos que corresponden a los grupos,
  • 03:07 pero si yo me voy hacia la derecha, no tienen valores.
  • 03:12 Entonces vamos a filtrar y vamos a quitar nulo, Aceptar.
  • 03:18 Vamos a quitar también la Columna 6, y de una vez, Disposición.
  • 03:23 Con la tecla shif presionada elijo también la Columna Disposición, clic derecho,
  • 03:28 Quitar columna.
  • 03:30 En la columna Hora inicialización, yo quiero mostrar únicamente la fecha.
  • 03:35 Me voy a la columna Transformar y a la derecha en la sección Fecha,
  • 03:40 elijo Solo fecha y listo.
  • 03:44 Doy doble clic en el encabezado y le cambio el título a Fecha,
  • 03:49 puesto que ahora solamente tengo ese valor.
  • 03:52 Los tipos de datos están consistentes.
  • 03:54 Vemos que Grupo, Dirección, Es corta y demás, tienen valores de texto,
  • 03:59 lo cual está correcto.
  • 04:01 Y la columna Fecha automáticamente se definió como Fecha.
  • 04:05 Ahora vamos a pasar esta información a Excel.
  • 04:07 En la ficha Inicio doy clic en Cerrar y cargar, y luego Cerrar y cargar en.
  • 04:14 Veo que está seleccionada la opción, Hoja de cálculo nueva.
  • 04:18 Doy clic en Aceptar,
  • 04:22 se inserta una nueva hoja al archivo y la información you está transformada.
  • 04:27 La ventaja de haber usado esto es de que si yo el día de mañana saco un reporte de
  • 04:32 otro día, pego la información aquí, me voy a Datos, Actualizar,
  • 04:38 y se va actualizar la información, se aplican los pasos
  • 04:42 guardados y obtenemos una tabla de datos para su posterior análisis.
  • 04:47 [MÚSICA]

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